Cuando empezamos un negocio, generalmente contamos con lo mínimo. Lo que nos preocupa es sacar adelante nuestra idea principal, nuestro core, lo que sabemos hacer. Y los sistemas son un gasto que nos puede llegar a lastrar por lo que optamos por lo más básico o práctico en ese momento. Más si cabe, cuando no tenemos conocimientos suficientes, como suele pasar en la mayoría de los casos.
La evolución es inevitable
Nuestra empresa puede coger varios rumbos, avanzar más o menos lento, a su ritmo, pero lo que es impepinable es que la tecnología, seguramente, avance más rápido que nosotros. Es entonces cuando se produce la obsolescencia.
Si hemos sido capaces de pensar que los sistemas, ya sean soft o hardware, son una herramienta que nos permitirá avanzar más rápido y mejor, nunca llegaremos a este estado de obsolescencia. Si, por el contrario, sigo pensando que los sistemas son un coste que me lastra, pues se convertirá en eso precisamente, un lastre para mi evolución cada vez más costoso.
Y ese lastre puede darse en varios aspectos, por un lado, si mantengo una infraestructura obsoleta y anticuada, esta se hará cada vez más pesada de mantener, más costosa. Y puede llegar a parar mi evolución, porque ya no me dé la funcionalidad que requiero. Por otro lado, cuanto menos evolucione mi sistema, más dificil me va a resultar el cambio a uno nuevo ya que si el escalón que tengo que superar para evolucionar es grande, me resultará más dificil adaptarme, cambiar a un nuevo paradigma. Este es uno de los principales fracasos de las empresas a la hora de afrontar una migración de sistema. No olvidemos que el cambio depende de la persona, no del sistema. Si la curva de aprendizaje y de adaptación es alta, tendremos muchos problemas para nuestra plantilla asimile el cambio.
El mantenimiento es la clave del exito
Existen dos tipos de mantenimiento, el correctivo y el evolutivo. El correctivo se realiza cuando algo se estropea o da algún fallo. Se corrige lo antes posible para que vuelva a estar operativo y poco más. Dentro de este tipo de averías puede haber algunás más críticas que otras siendo este punto clavoe por el que se priorizan las incidencias.
En cambio, el evolutivo no solo se anticipa a las averías si no que, además, se alinéa a la estrategia evolutiva del negocio evitando de esta manera la temida obsolescencia. Se tienen en cuenta actualizaciones tipo soft o hard, cubrir funciones o procesos futuros, mejorar y optimizar los recursos de la empresa… todo beneficios, la verdad.
Normalmente, como decíamos en la introducción, las empresas pequeñas, pymes, autónomos, etc.. se ocupan en mayor o menor medida del correctivo. Pero en cuanto al evolutivo, pocas lo tienen en cuenta y es normal, los conocimientos y el presupuesto van enfocados a aquello que conoces y vendes. Pero hay que realizar un esfuerzo en integrar aquello que te sostiene, aquellas herramientas que usas para apoyar tu negocio principal. Debes intuír que es necesario y, si no tienes conocimientos, debes adquirirlos o contratarlos por el bien de tu empresa.
Mejora continua y, si no puedes, busca ayuda.
Hemos dejado claro que es necesario esa evolución de mis sistemas para crecer, e incluso para mantenerme, pero la pregunta del título todavía no se ha respondido, ¿cuándo debo de cambiar mis sistemas?, pues siempre. Eso no quiere decir que estes cambiando de ordenador cada día, ni de software de gestión, quiere decir que tienes que tener en cuenta, en todo momento, que la evolución es constante. Es decir, que cualquier cambio en los procesos, en la misión o visión, en la cadena de suministro, etc, va a repercutir en mayor o menor medida en tus sistemas y debe ser evaluado. Debes tener en cuenta también los plazos de amortización, o estar pendiente de la actualidad tecnológica para poder ahorrar costes con cambios minimos y no esperar a que no haya más remedio, como hemos dicho antes.
En JInP, acuñamos un término, la ecotecnología, que no quiere decir directamente que busquemos servidores que cuiden la huella de carbono o algo así, que también, pero es más un término conceptual. Es decir la ecología es la búsqueda de equilibrio entre los componentes de cualquier sistema, que, como podrás puedes imaginar, es algo constante, cualquier cosa, rompe ese equilibrio y hay que reequilibrarlo… Pues bien, en este caso, lo que se busca es el equilibrio entre los recursos, procesos y momento evolutivo del cliente a traves de la tecnología. De esta manera, es posible buscar soluciones con un coste adecuado que te permita crecer y estar siempre optimizado.
Y por útlimo, si no te ves capaz por falta de tiempo o conocimientos de este evolutivo a nivel estratégico, busca ayuda. Es completamente normal no dominar este aspecto pero, a su vez, es fundamental tenerlo en cuenta para tu futuro.